fbpx
transformacja danych - power query

W codziennej pracy z Klientami spotykam się z wieloma wyzwaniami związanymi z automatyzacją czynności raportowych.

To co najczęściej mnie uderza i zaskakuje, to fakt, że w 21 wieku wiele firm w różnych procesach raportowych wykorzystuje exporty danych z systemów ERP a następnie „obrabia” export, aby dostosować dane do używalności.

O ile sam export raportu (a dokładnie wszystkich interesujących nas transakcji), nie jest niczym nagannym, choć przecież można podpiąć się bezpośrednio do bazy danych ERP-a i mieć ciągłe połączenie z interesującymi na danymi.

To naganne jest, że nadal pracownicy zajmują się obrabianiem danych: „zamienianiem kropek na przecinki”, a firmy im za to płacą. Dokładnie chodzi o to, że pracownicy nie mają wiedzy jak używać narzędzi z których korzystają od lat, aby usprawniać pracę. Ciągle wykonują te same czynności, które w żaden sposób nie rozwijają ich.

Nie mają jednak wyjścia, ponieważ nie wiedzą, że można inaczej. Ich przełożeni też z tym nic nie robią, bo najważniejsza jest „bieżączka” i nie ma czasu na zastanawianie się co można usprawnić tyle mamy roboty. Generalnie jest dobrze jak jest, a jak nie będziemy się wyrabiać to… No właśnie co się wydarzy?

Przykład:

W procesie raportowania konieczne jest zweryfikowanie czy faktura wystawiona została opłacona przez Klienta i rozliczyć prowizję.

Czynności jakie między innymi należy wykonać to:

  1. pobrać raport z ERP-a,
  2. a następnie „obrobić” (oczyścić/przetransformować/dostosować) ten raport to używalności, dokładnie:

– usunąć spacje na początku nr faktur,

– usunąć 2 ostatnie znaki które przypisane są do kwoty faktury,

zamienić kropki na przecinki w kwocie faktury (żeby można była wykonać działania matematyczne).

itp.

Pliki exportu ważą dziesiątki tysięcy rekordów, a to powoduje się każda taka czynność bardzo obciąża Excela tj. zajmuje czas, a czas to konkretne pieniądze jakie płacimy za każdą godzinę pracy.

Ile podobnych czynności działań wykonują pracownicy w Twoje firmie? Gdzie mógłbyś wykorzystać ten odzyskany czas? Czy stać Cie na to?

Recepta:

To co opisane jest w przykładzie można łatwo zautomatyzować, ale trzeba wiedzieć jak. Czynność ta nazywa się transformowaniem danych. Można ja zrobić za pomocą dodatku Power Query który jest w Excelu / Power BI. Takie transformowanie wykonujemy tylko raz na 1 pliku a każdy następny/nowy plik zostanie automatycznie „poprawiony”. Mnóstwo zaoszczędzonego czasu i pieniędzy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *