fbpx

Jak dużo czasu poświęca się w Twojej firmie na raportowanie, wydobywanie wiedzy z danych, wyliczanie wiarygodnych i miarodajnych wskaźników? Ile poświęcasz go Ty, ile inni wypełniając tylko uciążliwą sprawozdawczość? Ile procent z tego czasu generuje wartość?

Odpowiedź pozostawiam Tobie drogi czytelniku.

Mówi się tak dużo o automatyzacji, że i Ty o niej myślisz i chcesz automatyzować co się da. Prawdopodobnie nie wszystko się da. Systemy do automatyzacji raportowania (również business intelligence takiej jak: Power BI czy Tableau), nie są za darmo. Aby z nich skorzystać należy je kupić i uruchomić w środowisku informatycznym firmy, zaangażować siły IT, które powszechnie jest zarobione i terminy na pracę w nowych projektach ma odległe. Później trzeba jeszcze się nauczyć tego narzędzia, na co trudno znaleźć czas w ciągłej gonitwie. Projekt na miesiące i z dużą inwestycją wewnętrzną i zewnętrzną.

No wszystko jest przeciwko Tobie.

A gdybym Ci powiedział, że:

  • już takie narzędzie posiadasz i nie musisz kupować żadnego oprogramowania,
  • nie ma potrzeby angażowania IT, aby móc z niego skorzystać,
  • być może znasz je już dosyć dobrze na pewnym poziomie,
  • może ono skrócić pracę nad dotychczas wykonywanymi raportami o nawet 99%,
  • dostęp do najważniejszych wskaźników dla Twojego biznesu będziesz miał on-line?

To narzędzie to Excel z darmowymi dodatkami Power Query i Power Pivot.

Excel BI, daje możliwości:

  • niewiarygodnego skrócenia czasu generowania raportów,
  • łączenia danych z systemów działających w firmie wewnętrznie (np.: system księgowy, system zakupowy, systemy call center, itd.), z danymi zewnętrznymi od dostawców (np.: raporty do faktur, raporty generowane z platform dostawców i inne),
  • natychmiastowej diagnozy aktualnej sytuacji w firmie na podstawie poziomu wskaźników najistotniejszych dla Twojego biznesu, departamentu, działu.

Cykliczne generowanie raportu sprowadza się jedynie do „wrzucenia” nieobrobionych/surowych danych do określonego folderu. Reszta dzieje się sama, dodanie nowych danych do poprzednich, transformacja danych do oczekiwanej postaci, aktualizacja kalkulacji, aż wreszcie aktualizacja pulpitów zarządczych na których zwizualizowane są wskaźniki które chcesz oglądać i monitorować.

Przykład zastosowania automatyzacji raportowania przy użyciu Excel BI.

Projekt: Monitorowanie i prognozowanie budżetu operacyjnego firmy

Beneficjenci projektu: Zarząd, Departament Operacji, Departament Sprzedaży

Czas trwania projektu: 20 dni kalendarzowych

Źródła danych: systemy wewnętrzne firmy

Zakres projektu: Automatyczne generowanie danych do budżetu operacyjnego, uwzględniające wskaźniki zmiany kosztów w latach poprzednich, w oparciu o dane źródłowe generowane z 3 systemów wewnętrznych firmy. Automatyczne generowanie prognozy budżetu operacyjnego na podstawie danych z systemów sprzedażowych.

Cel: Skrócenie czasu poświęcanego nad przygotowywanie raportów do minimum, dostęp do najnowszych wskaźników „od ręki” dla każdego upoważnionego pracownika, automatyczne prognozowanie.

Podsumowanie: Do tej pory proces ten zajmował około 14 dni, a kiedy kluczowy dla tego procesu analityk był poza firmą raport był nie osiągalny. Po wykonaniu i wdrożeniu automatyzacji praca nad raportami i prognozami sprowadza się do wgrania do właściwego folderu pliku w formacie: xls/csv pobranego z systemu. Zajmuje to maksymalnie 5 minut i nie wymaga żadnych kompetencji analitycznych i programistycznych. Każda osoba, która zapozna się z Instrukcją przygotowaną w ramach projektu, wykona zadanie aktualizacji danych bez żadnych problemów.

Powyższy rzeczywisty przykład unaocznia, że często rozwiązanie naszych problemów nie wymaga wysokich nakładów pieniężnych, a korzyść jaką możemy osiągnąć jest nieporównywanie większa. Jeśli wpis Cię zainteresował i chciałbyś dowiedzieć się więcej, to zachęcam do niezobowiązującego kontaktu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *