Który TIR zarabia, a który zjada Twoje pieniądze? Jak naprawdę policzyć rentowność pojazdu
Masz kilkadziesiąt pojazdów TIR. Wiesz, że firma jakoś działa. Ale czy wiesz, które TIR-y faktycznie zarabiają, a które ciągną Cię w dół? Jeśli nie – nie jesteś sam. Większość firm transportowych tego nie wie. I właśnie dlatego przy marżach 2-3% tak łatwo wpaść w tarapaty.
Brutalna prawda o branży TSL w 2025 roku
Zacznijmy od faktów, bo one najlepiej pokazują skalę problemu.
Średnia rentowność obrotu brutto w branży transportowej wynosi obecnie 3,8%. To najgorszy wynik od 2013 roku. Dla porównania – średnia dla całej gospodarki to 4,7%. Transport jest poniżej.
Marże spadły do około 2,7% w 2024 roku. Przy takich marżach nie ma miejsca na błędy. Jeden nierentowny pojazd, jeden zły kontrakt – i zamiast zarabiać, dokładasz z własnej kieszeni.
Zadłużenie branży TSL sięga już 1,59 miliarda złotych. Wzrost o 19% rok do roku. Co czwarta firma transportowa w Polsce ma przeterminowane zobowiązania.
Paliwo stanowi nawet 45% kosztów. Koszty zatrudnienia wzrosły o ponad 30% w ciągu pięciu lat. Opłaty drogowe rosną. Pakiet Mobilności dokłada kolejne obciążenia.
W takich warunkach “działanie na czuja” to prosta droga do problemów. A jednak większość firm właśnie tak funkcjonuje.
Dlaczego nie wiesz, które pojazdy zarabiają
Porozmawiajmy szczerze. Masz system księgowy – pewnie Comarch ERP Optima, Enova, Sage albo coś podobnego. Masz tam wszystkie faktury, koszty, przychody. Wszystko się zgadza, księgowość działa: VAT inne obciążenia około podatkowe naliczone i rozliczone.
Problem w tym, że te dane są pogrupowane według kont księgowych. Masz konto “paliwo”, konto “opłaty drogowe”, konto “wynagrodzenia kierowców”. Widzisz, ile wydałeś na paliwo w całej firmie. Ale nie widzisz, ile paliwa zjadł konkretny pojazd.
To jak patrzenie na rachunek za prąd w całym budynku, kiedy chcesz wiedzieć, które mieszkanie zużywa najwięcej. Suma jest, ale szczegółów brak.
Do tego dochodzi TMS – system do zarządzania transportem. Tam masz zlecenia, trasy, przypisania kierowców do pojazdów. Ale TMS nie rozmawia z księgowością. Dane leżą w dwóch różnych miejscach i nikt ich nie łączy.
I jeszcze Excel. Bo przecież ktoś próbował to ogarnąć. Powstał arkusz, potem drugi, potem dziesiąty. Każdy dział ma swoje zestawienia. Dane się powielają, formuły się psują, nikt nie wie która wersja jest aktualna.
Efekt? Patrzysz na wynik firmy na koniec miesiąca i widzisz, że jakoś wyszło na plus. Albo na minus. Ale które pojazdy na tym plusie pracowały, a które ciągnęły w dół – tego już nie wiesz.
Co tak naprawdę składa się na koszt pojazdu
Żeby policzyć rentowność pojazdu, musisz wiedzieć co wchodzi w jego koszty. I tu zaczyna się zabawa, bo tych składników jest sporo.
Koszty bezpośrednie – to te, które łatwo przypisać do konkretnego pojazdu:
- Paliwo – przy średnim zużyciu 33 litrów na 100 km i cenie około 6,50 zł za litr, to wychodzi ponad 2 zł na każdy kilometr
- Opłaty drogowe – około 0,50 zł na kilometr
- Opony – około 0,08 zł na kilometr
- Materiały eksploatacyjne (oleje, płyny) – około 0,04 zł na kilometr
- Parkingi, promy, tunele – zależnie od trasy
Koszty pośrednie – trudniejsze do przypisania, ale równie ważne:
- Wynagrodzenie kierowcy z ZUS-em – około 0,50 zł na kilometr
- Diety i ryczałty noclegowe – kolejne 0,50 zł na kilometr
- Amortyzacja pojazdu – przy 400 000 zł wartości i 10 latach użytkowania to około 0,48 zł na kilometr
- Ubezpieczenie OC/AC – około 0,08 zł na kilometr
- Serwis i naprawy
- Część kosztów administracyjnych firmy
I jeszcze jedna rzecz, o której wiele firm zapomina: puste przebiegi. Jeśli pojazd wraca bez ładunku, to 10-20% przejechanych kilometrów generuje koszty, ale nie przynosi przychodu. To kolejne 0,25 zł na kilometr, które trzeba doliczyć.
Suma? Bazowy koszt kilometra dla typowego TIR-a to około 4,80-5,00 zł. Przy średnich stawkach rynkowych 4-7 zł za kilometr, widzisz jak wąskie są te marże.
Skąd wziąć te wszystkie dane
Danych nie brakuje. Problem w tym, że są porozrzucane.
Z systemu księgowego (ERP) możesz wyciągnąć:
- Faktury kosztowe (paliwo, naprawy, ubezpieczenia)
- Faktury przychodowe (za usługi transportowe)
- Wynagrodzenia kierowców
- Amortyzację pojazdów
Ale żeby te dane były użyteczne, potrzebujesz dekretacji na MPK – Miejsce Powstania Kosztów. To oznacza, że każdy koszt musi być przypisany do konkretnego pojazdu już na etapie księgowania. Faktura za paliwo nie idzie tylko na konto “paliwo”, ale też na MPK “WGM 12345” – numer rejestracyjny pojazdu.
Z systemu TMS (Transport Management System) masz:
- Wszystkie zlecenia transportowe
- Przypisania pojazd-kierowca-trasa
- Kilometry przejechane na każdym zleceniu
- Miejsca załadunku i rozładunku
- Stawki za poszczególne frachty
A jeśli nie masz wszystkiego w systemach? Część danych pewnie i tak gdzieś jest – w Excelach, na SharePoincie, w mailach. Tankowania zapisane w arkuszu. Rozliczenia diet w osobnym pliku. Notatki spedytora o problemach na trasie.
Te dane też można wykorzystać. Trzeba je tylko zebrać w jedno miejsce.
Jak to wszystko połączyć – raporty Power BI
I tu dochodzimy do sedna. Masz dane w ERP, masz dane w TMS, masz dane w Excelach. Każde z osobna niewiele mówią. Ale jeśli je połączysz i dobrze zwizualizujesz – nagle widzisz wszystko.
Power BI to narzędzie do raportowania, które robi dokładnie to – zbiera dane z różnych źródeł, łączy je według wspólnych kluczy (numer pojazdu, numer zlecenia, data) i prezentuje w formie czytelnych raportów.
Co dostajesz po wdrożeniu takiego raportu?
Rentowność każdego pojazdu – widzisz przychody, koszty i marżę dla każdego TIR-a. Nie na koniec kwartału, tylko na bieżąco. Otwierasz raport i od razu wiesz: WGM 12345 zarobił w tym miesiącu 8 000 zł, a WGM 67890 jest 2 000 zł pod kreską.
Rentowność kontraktów – możesz sprawdzić, które trasy i którzy klienci są opłacalni. Może się okazać, że stały kontrakt z firmą X, który wydawał się bezpieczny, generuje marżę 1%, podczas gdy pojedyncze zlecenia z giełdy dają 5%.
Struktura kosztów – widzisz co zjada pieniądze. Może jeden pojazd ma znacznie wyższe zużycie paliwa niż pozostałe. Może koszty napraw konkretnego TIR-a rosną miesiąc do miesiąca. Takie rzeczy widać w danych, jeśli są dobrze pokazane.
Porównanie plan vs. wykonanie – przed przyjęciem zlecenia szacujesz, że zarobisz na nim 500 zł. Po wykonaniu sprawdzasz, czy faktycznie tyle wyszło. Jeśli systematycznie wychodzi mniej – wiesz, że trzeba zweryfikować sposób kalkulacji.
Trendy i zmiany w czasie – rentowność tego samego pojazdu spada od trzech miesięcy? Koszty paliwa rosną szybciej niż stawki? Takie rzeczy łatwo przeoczyć, patrząc na pojedyncze liczby. Na wykresie rzucają się w oczy.
Co to zmienia w praktyce
Wyobraź sobie taką sytuację. Poniedziałek rano, otwierasz laptop. Na ekranie dashboard z aktualnymi danymi. Od razu widzisz:
- Trzy pojazdy są wyraźnie na minusie – sprawdzasz dlaczego
- Jeden kierowca ma zużycie paliwa 20% wyższe niż średnia – czas porozmawiać
- Kontrakt z firmą Y daje marżę 6% – może warto negocjować więcej takich zleceń
- Koszty napraw w całej flocie wzrosły o 15% w porównaniu do poprzedniego kwartału – trzeba przyjrzeć się dostawcy części
Takie informacje pozwalają działać. Nie zgadywać, nie czekać na raport, który będzie za dwa tygodnie o ile osoba, która go wykonuje jest w pracy. Działać trzeba teraz, kiedy jeszcze można coś zmienić.
Firmy, które wdrożyły takie raportowanie, mówią o:
- Oszczędności kilkudziesięciu godzin pracy analityków miesięcznie
- Kilkuprocentowym spadku kosztów operacyjnych już po pierwszym kwartale
- Szybszym podejmowaniu decyzji – bo dane są pod ręką, a nie trzeba ich szukać
Od czego zacząć
Nie musisz od razu budować wielkiego systemu. Możesz zacząć od podstaw.
Krok pierwszy – uporządkuj dekretację w ERP. Wprowadź MPK dla każdego pojazdu i zacznij przypisywać koszty. To wymaga pracy na początku, ale potem dane zbierają się same.
Krok drugi – sprawdź co możesz wyciągnąć z TMS-a. Większość systemów pozwala na eksport danych. Nawet prosty plik CSV z listą zleceń to już coś.
Krok trzeci – zbierz rozproszone dane. Te Excele, które krążą po firmie? Może warto je ujednolicić i wrzucić w jedno miejsce.
Krok czwarty – połącz to w Power BI. Sam możesz stworzyć prosty raport, ale jeśli chcesz coś solidnego, warto skorzystać z pomocy kogoś, kto już takie raporty dla firm transportowych robił.
Podsumowanie
Przy marżach 2-3% nie stać Cię na niewiadomą. Nie stać Cię na pojazdy, które generują straty. Nie stać Cię na kontrakty, które wyglądają dobrze, a zjadają pieniądze.
Dane masz. Pewnie nie idealne, pewnie porozrzucane, ale masz. Wystarczy je zebrać, połączyć i pokazać w sposób, który pozwala podejmować decyzje.
Raporty Business Intelligence w Power BI to nie jest jakiś luksus dla wielkich firm. To podstawowe narzędzie dla każdego, kto chce wiedzieć, na czym zarabia. A w transporcie – wiedzieć, które pojazdy zarabiają.
Bo na pytanie “który TIR zarabia” odpowiedź “chyba wszystkie, bo firma jakoś działa” to za mało. Szczególnie teraz.