Tradycyjnie czwarty kwartał roku to czas przygotowywania i prognozowania budżetu (budżetowanie) na rok kolejny.

Dla większości interesariuszy to trudny czas, ponieważ jest to dla nich zakres obowiązków, który wprost nie jest w zakresie ich podstawowej działalności (np.: Sprzedaż, IT, Marketing). Po prostu nie lubią tego robić, więc zostawiają to na ostatni moment i:

  1. zlecają przygotowanie wsadu podległym im kierownikom (Interesariusze),
  2. nie mając podglądu stanu zawansowania prac, odpytują kierowników na ostatnią chwilę (Interesariusze),
  3. wysyłają pliki budżetowe do działu finansów ostatniego dnia o 23:59 (Interesariusze),
  4. zdarza im się, że taki plik nie zostanie wysłany, ponieważ jest zbyt duży i serwer pocztowy będzie wymagał zmniejszenia rozmiaru (Interesariusze),
  5. czynności od pkt. 1-4 mogą powtarzać kilka razy w trakcie iterowania kolejnych wersji budżetu.

Generalnie: same problemy z tym prognozowaniem budżetu.

Następnego dnia dział finansowy/kontroling zaczyna pracę na budżetem i uruchamia Excela, a następnie:

  1. otwiera maile z plikami (Dział finansów),
  2. niektóre pliki rozpakowuje, ponieważ zostały przesłane w .zip lub .rar (Dział finansów),
  3. kopiuje pliki do wspólnego folderu (Dział finansów),
  4. otwiera pojedynczo pliki (Dział finansów),
  5. zaznacza wprowadzone zestawy danych w celu skopiowania (Dział finansów),
  6. wkleja skopiowane dane do skonsolidowanego pliku budżetowego (Dział finansów),
  7. uruchamia przeliczanie pliku budżetowego (Dział finansów),
  8. weryfikuje, czy wszyscy wypełnili przypisane do siebie linie budżetowe (Dział finansów),
  9. weryfikuje czy wszyscy interesariusze przesłali pliki (Dział finansów),
  10. jeżeli nie wszystkie linie zostały wypełnione, to wysyła informację do interesariuszy prosząc o uzupełnienie (Dział finansów)
  11. po uzupełnieniu danych przez interesariuszy procedura powtarza się od punku 1 do 10, czasem dwa i więcej razy.

Same czynności związane ze zbieraniem, konsolidacją i przetwarzaniem danych mogą trwać wiele godzin, a nawet dni. A przecież czas na wypracowanie ostatecznej wersji budżetu nie wydłuży się. Q4 nagle nie będzie miał 120 dni.

Zarząd wymaga od działu finansów kolejnych iteracji budżetu w konkretnych terminach co powoduje, że pracownicy działu finansów są zmuszeni do pracy w nadgodzinach, co niekoniecznie przyprawia ich o uśmiech na twarzy.

Jest sposób na to, aby cały proces budżetowania maksymalnie uprościć i sprowadzić tylko do etapu dyskusji i zatwierdzania czy wnioskowania określonych poziomów wysokości środków pieniężnych. By praca obejmowała tylko meritum, czyli to jakie są potrzeby i łączna kwota adekwatna do planów na rok przyszły.

W całym procesie budżetowania firmy mogą wykorzystać model budżetowy zbudowany w usłudze Power BI.

Dzięki wykorzystaniu takiego modelu dział finansów nie będzie już musiał wykonywać żmudnych administracyjnych czynności związanych z konsolidacją (kopiuj, wklej, kopiuj, wklej, kopiuj…) danych i przeliczaniem ich w Excelu. Na bieżąco będą widzieli na jakim stopniu zaawansowania przygotowania jest dany interesariusz oraz w jakim stopniu wnioskowany przez danego interesariusza budżet odpowiada poprzedniemu budżetowi (wstępna ocena, procentowe porównanie).

Interesariusze nie będą musieli nic wysyłać, a model budżetowy sam pobierze dane z pliku excel. Dla interesariusza praca skróci się tylko trochę, ale dział finansów nie zmarnuje czasu na wachlowanie plikami, zakładkami, tabelami…

Jak to zdziała w praktyce:

  1. przygotowane przez finanse pliki do budżetowania umieszczasz na dysku sieciowym lub OneDrive. Możesz zabezpieczyć je hasłem, aby tylko konkretny dział miał dostęp do swojego pliku (Dział finansów),
  2. wysyłasz informację związaną z procesem budżetowania i terminami (Dział finansów),
  3. interesariusze wypełniają swoje pliki (Interesariusze),
  4. model budżetowy w Power BI konsoliduje dane z wypełnianych plików na bieżąco (zastąpienie czynności wykonywanych przez dział finansów od ppkt. 1 do 9)
  5. Dział finansowy i interesariusze widzą na bieżąco postęp prac oraz różnice wnioskowanego budżetu do budżetu wykonanego na przejrzystych spersonalizowanych dashboard-ach.

Ostatecznie model budżetowy dostarcza informacji o wysokości zaplanowanego budżetu i każda ze stron ma pełną kontrolę nad procesem przygotowania.

Jeżeli korzystasz w firmie z Teams-ów to możesz dyskutować na temat budżetu z interesariuszami wyświetlając dashborad-y z Power BI bezpośrednio w Teams-ach bez konieczności udostępniania okna lub pulpitu. Budżetowanie z Power BI jest tak nowoczesne jak otaczający nas świat: online, instant, agile, czyli szybko, łatwo, równolegle i na bieżąco.


Chcesz dowiedzieć się więcej o Power BI i modelu budżetowania.

Skontaktuj się z nami.

    Korzystając z formularza zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie twoich danych przez tę witrynę.

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.