Tradycyjnie czwarty kwartał roku to czas przygotowywania i prognozowania budżetu (budżetowanie) na rok kolejny.
Dla większości interesariuszy to trudny czas, ponieważ jest to dla nich zakres obowiązków, który wprost nie jest w zakresie ich podstawowej działalności (np.: Sprzedaż, IT, Marketing). Po prostu nie lubią tego robić, więc zostawiają to na ostatni moment i:
- zlecają przygotowanie wsadu podległym im kierownikom (Interesariusze),
- nie mając podglądu stanu zawansowania prac, odpytują kierowników na ostatnią chwilę (Interesariusze),
- wysyłają pliki budżetowe do działu finansów ostatniego dnia o 23:59 (Interesariusze),
- zdarza im się, że taki plik nie zostanie wysłany, ponieważ jest zbyt duży i serwer pocztowy będzie wymagał zmniejszenia rozmiaru (Interesariusze),
- czynności od pkt. 1-4 mogą powtarzać kilka razy w trakcie iterowania kolejnych wersji budżetu.
Generalnie: same problemy z tym prognozowaniem budżetu.
Następnego dnia dział finansowy/kontroling zaczyna pracę na budżetem i uruchamia Excela, a następnie:
- otwiera maile z plikami (Dział finansów),
- niektóre pliki rozpakowuje, ponieważ zostały przesłane w .zip lub .rar (Dział finansów),
- kopiuje pliki do wspólnego folderu (Dział finansów),
- otwiera pojedynczo pliki (Dział finansów),
- zaznacza wprowadzone zestawy danych w celu skopiowania (Dział finansów),
- wkleja skopiowane dane do skonsolidowanego pliku budżetowego (Dział finansów),
- uruchamia przeliczanie pliku budżetowego (Dział finansów),
- weryfikuje, czy wszyscy wypełnili przypisane do siebie linie budżetowe (Dział finansów),
- weryfikuje czy wszyscy interesariusze przesłali pliki (Dział finansów),
- jeżeli nie wszystkie linie zostały wypełnione, to wysyła informację do interesariuszy prosząc o uzupełnienie (Dział finansów)
- po uzupełnieniu danych przez interesariuszy procedura powtarza się od punku 1 do 10, czasem dwa i więcej razy.
Same czynności związane ze zbieraniem, konsolidacją i przetwarzaniem danych mogą trwać wiele godzin, a nawet dni. A przecież czas na wypracowanie ostatecznej wersji budżetu nie wydłuży się. Q4 nagle nie będzie miał 120 dni.
Zarząd wymaga od działu finansów kolejnych iteracji budżetu w konkretnych terminach co powoduje, że pracownicy działu finansów są zmuszeni do pracy w nadgodzinach, co niekoniecznie przyprawia ich o uśmiech na twarzy.
Jest sposób na to, aby cały proces budżetowania maksymalnie uprościć i sprowadzić tylko do etapu dyskusji i zatwierdzania czy wnioskowania określonych poziomów wysokości środków pieniężnych. By praca obejmowała tylko meritum, czyli to jakie są potrzeby i łączna kwota adekwatna do planów na rok przyszły.
W całym procesie budżetowania firmy mogą wykorzystać model budżetowy zbudowany w usłudze Power BI.
Dzięki wykorzystaniu takiego modelu dział finansów nie będzie już musiał wykonywać żmudnych administracyjnych czynności związanych z konsolidacją (kopiuj, wklej, kopiuj, wklej, kopiuj…) danych i przeliczaniem ich w Excelu. Na bieżąco będą widzieli na jakim stopniu zaawansowania przygotowania jest dany interesariusz oraz w jakim stopniu wnioskowany przez danego interesariusza budżet odpowiada poprzedniemu budżetowi (wstępna ocena, procentowe porównanie).
Interesariusze nie będą musieli nic wysyłać, a model budżetowy sam pobierze dane z pliku excel. Dla interesariusza praca skróci się tylko trochę, ale dział finansów nie zmarnuje czasu na wachlowanie plikami, zakładkami, tabelami…
Jak to zdziała w praktyce:
- przygotowane przez finanse pliki do budżetowania umieszczasz na dysku sieciowym lub OneDrive. Możesz zabezpieczyć je hasłem, aby tylko konkretny dział miał dostęp do swojego pliku (Dział finansów),
- wysyłasz informację związaną z procesem budżetowania i terminami (Dział finansów),
- interesariusze wypełniają swoje pliki (Interesariusze),
- model budżetowy w Power BI konsoliduje dane z wypełnianych plików na bieżąco (zastąpienie czynności wykonywanych przez dział finansów od ppkt. 1 do 9)
- Dział finansowy i interesariusze widzą na bieżąco postęp prac oraz różnice wnioskowanego budżetu do budżetu wykonanego na przejrzystych spersonalizowanych dashboard-ach.
Ostatecznie model budżetowy dostarcza informacji o wysokości zaplanowanego budżetu i każda ze stron ma pełną kontrolę nad procesem przygotowania.
Jeżeli korzystasz w firmie z Teams-ów to możesz dyskutować na temat budżetu z interesariuszami wyświetlając dashborad-y z Power BI bezpośrednio w Teams-ach bez konieczności udostępniania okna lub pulpitu. Budżetowanie z Power BI jest tak nowoczesne jak otaczający nas świat: online, instant, agile, czyli szybko, łatwo, równolegle i na bieżąco.